Wohnortwechsel innerhalb des Wohnlands

In diesem Fall wird direkt die Adresse, d.h. Strasse, Hausnummer, PLZ & Ort, in den Stammdaten angepasst.

Wohnortwechsel in ein anderes Land

Falls der Mitarbeitende in ein anderes Land zieht, muss man diesen in den Stammdaten neu erfassen. Der Grund dafür ist die Erstellung der Lohnausweise Ende des Jahres. Diese können nur getrennt pro Land generiert werden, wenn der Mitarbeitende für jeden Wohnort separat abgerechnet wurde. Der Eintritt sowie der Beginn der Beschäftigungsperiode des neuen Mitarbeiters entspricht dabei dem Datum des Wohnortswechsels. Das Eintrittsdatum kann nach Abschluss des Geschäftsjahres im neuen Jahr auf das originale Eintrittsdatum korrigiert werden. Der Mitarbeitende mit der alten Adresse kriegt dementsprechend einen Austritt zum Datum des Wohnortwechsels und wird nicht in das nächste Geschäftsjahr übertragen.

Falls ein Mitarbeitender nur saisonal oder unregelmässig für gewisse Einsätze arbeitet kann man das in den Beschäftigungsperioden des Mitarbeitenden abbilden. So muss man dem Mitarbeitenden nach Ende der Saison / des Einsatzes keinen Austritt eintragen und ihn zu Beginn der neuen Saison neu anlegen.

In den Mitarbeiterstammdaten wird eine neue Beschäftigungsperiode eingefügt mit der Option "in dieser Periode nicht beschäftigt" während der Mitarbeitende nicht arbeitet. In dieser Beschäftigungsperiode ist der Mitarbeitende weiterhin angestellt, aber wird mit einem Beschäftigungsgrad von 0% nicht in den Abrechnungen angezeigt. Sobald der Mitarbeitende wieder arbeitet, erstellt man eine weitere Beschäftigungsperiode mit Startdatum des Arbeitsbeginns und einem gültigen Beschäftigungsgrad.

Sollte ein Mitarbeitender unbezahlte Ferien oder ein Sabbatical über mehrere Monate beziehen, kann man dafür ab Beginn dieser Ferien eine neue Beschäftigungsperiode mit der Option "in dieser Periode nicht beschäftigt" in den Stammdaten einfügen. In dieser Beschäftigungsperiode ist der Mitarbeitende weiterhin angestellt, aber wird mit einem Beschäftigungsgrad von 0% nicht in den Abrechnungen angezeigt.

Sollte ein Mitarbeitender während des Jahres eine Lohnanpassung kriegen, dann ändert man dazu die Lohnvorlage in den Stammdaten des Mitarbeitenden ab. In der Lohnvorlage wird die entsprechende Lohnart doppelt angeklickt und der neue Betrag eingetragen und beim nächsten Einfügen der Lohnvorlage in eine Abrechnung wird mit dem neuen Betrag gerechnet.

Nach dem Eintragen des Austrittsdatums in den Personalien des Mitarbeitenden ist dessen Austrittsabrechnung vorzunehmen. Die Austrittsabrechnung umfasst den Lohn, Lohnzuschläge, Provisionen oder andere variable Vergütungen und einen vereinbarten anteiligen 13. Monatslohn sowie allenfalls die Auszahlung der noch offenen Ferien- und Überstunden-/Überzeitenguthaben.

Diese Positionen können der Einfachheit halber in der Abrechnung des Austrittsmonats verbucht werden.

Wenn gewünscht kann auch eine Sonderabrechnung für den Mitarbeitenden in den Basisdaten unter Abrechnungsvorlagen erstellt werden. In der Sonderabrechnungvorlage ist als Abrechnungsmonat der Austrittsmonat des Mitarbeitenden anzugeben. Die Sonderabrechnung erscheint in der Reihenfolge direkt nach dem Verbuchen der regulären Monatsabrechnung des Austrittsmonats. In der Sonderabrechnung wird der austretende Mitarbeitende eingefügt sowie die entsprechenden abzurechnenden Positionen verbucht.

Verbucht man den 13. Monatslohn als Sonderabrechnung, so werden beim Einfügen der Mitarbeitenden in die Abrechnung nur die Abzüge eingefügt. Danach fügt man allen Mitarbeitenden im Register "Lohn/Abzüge" manuell die Lohnart "13. Monatslohn" (MON13) inklusive dem gewünschten Betrag ein. So wird verhindert, dass der 13. Monatslohn mit der Lohnart "Monatslohn" (MON) abgerechnet wird und nicht separat auf dem Lohnausweis (Beiblatt Grenzgänger AT) ausgewiesen werden kann.

Sobald ein Arbeitgeber eine Abrechnung von Taggeldleistungen der Krankenkasse während oder nach einer Krankheit eines Mitarbeiters bekommt, sind diese Taggeldleistungen in der nächsten Abrechnung zu berücksichtigen.

Da Taggeldleistungen nicht sozialversicherungspflichtig sind, müssen die jeweiligen Abzüge für den Betrag der Taggelder befreit werden. Dazu wird die Lohnart Taggeldleistung (TGKK,TGUN) in die Abrechnung eingefügt, die mittels einer Korrekturlohnart (KOTG) wieder ausgebucht wird, d.h. die Taggeldleistung wird nicht ausbezahlt, sondern dient nur dazu die Abzüge zu korrigieren.

Bei einer Lohnfortzahlung von 80% kürzt man den Lohn des Mitarbeitenden für die Krankheitstage auf 80% (Sonderfunktionen - Lohn bei Taggeld kürzen). So erhält der Mitarbeitende bei einer Arbeitsunfähigkeit weniger als den bisherigen Lohn.

Bei einer Lohnfortzahlung von 100% ist der ausbezahlte Lohn höher als der bisherige Nettolohn (Da die Abzüge um die Summe der abgerechneten Taggelder gekürzt werden). Der Nettolohn wird dann so berechnet dass er genau gleich hoch ausfällt wie in Monaten ohne Verrechnung von Taggeldern (Sonderfunktionen - Auszahlungsbetrag rechnen).

Hat man über einen gewissen Zeitraum des Jahres einen falschen Prozentsatz in einem Sozialversicherungsabzug abgerechnet, kann man diesen Fehler mit der nächsten Abrechnung korrigieren.

Zuerst ist der Prozentsatz in den Basisdaten unter Abzugsartenvorlagen anzupassen und alle Lohnvorlagen der Mitarbeitenden neuzuberechnen, damit der angepasste Prozentsatz in die Lohnvorlage übernommen wird.

Dann werden die Mitarbeitenden wie gewohnt in die Abrechnung eingefügt. Nun kann bei allen Mitarbeitenden der entsprechende Abzug angewählt und mittels "Abzug-Korrektur berechnen" (Rechtsklick) zum einmaligen Korrekturabzug umgestellt werden. Der Korrekturabzug berechnet in dieser Abrechnung zusätzlich zu seinem aktuellen Wert einmalig die Differenz zu den falsch verbuchten Vormonaten. Nach dem Verbuchen der Abrechnung ist der Abzug korrigiert und es wird in den restlichen Abrechnungen des Jahres mit dem korrekten Prozentsatz weiter gerechnet.